Logiciel de gestion de projets audiovisuels
Tous vos projets audiovisuels dans un seul outil
AV Project Manager réunit vos projets, votre planning, votre budget, votre matériel et votre service après-vente dans une application unique. Une même information, à jour pour toute l'équipe, du chantier à la direction, sur ordinateur, tablette et téléphone. Le technicien saisit une fois, sur site, et tout le monde travaille ensuite dessus.
01 · En images
L'application, en images
Six écrans, six gestes du quotidien : lire le portefeuille d'un coup d'œil, piloter un planning, tenir le catalogue et le parc à jour, traiter un ticket de service après-vente, surveiller la marge d'un projet et travailler depuis le chantier, téléphone en main. Écrans présentés en données de démonstration.
02 · Approche
Un seul outil pour tout le projet audiovisuel
Concevoir et installer une salle de conférence, un auditorium, un studio ou un mur LED suppose de piloter en parallèle un planning, un budget, un stock de matériel, une équipe sur site et un client qui attend des comptes. La plupart des intégrateurs le font encore avec quatre ou cinq outils qui ne se parlent pas : un tableur pour le planning, un autre pour le budget, un troisième pour le stock, une boîte mail pour le service après-vente, un classeur papier pour les bons de livraison. Le coût réel de cette dispersion n'est pas le prix des licences : ce sont les heures passées à recouper des chiffres, et les erreurs qui passent quand même au travers.
AV Project Manager repose sur une base unique. Une intervention saisie sur le chantier alimente aussitôt l'avancement du projet, la consommation du budget et l'historique de l'équipement concerné. Un article sorti du stock met à jour l'inventaire, la valeur du parc et l'engagé du projet. Le technicien saisit sur le terrain, le chef de projet suit l'avancement et la marge au bureau, la direction consulte l'ensemble du portefeuille sur un tableau de bord : plus de ressaisie du soir, plus de tableur à consolider en fin de mois, et un seul chiffre à discuter en réunion.
03 · Pilotage de projet
Du cadrage au DOE, le projet avance par jalons
Le portefeuille et la fiche projet
Toutes les affaires en cours tiennent dans une même liste, filtrable par client, par statut, par responsable ou par échéance, chaque ligne affichant l'étape en cours, l'avancement, le budget consommé et la date de livraison. En ouvrant une ligne, on obtient la fiche complète : contacts, planning, matériel affecté, finances, interventions, documents et journal. Chaque modification est horodatée et attribuée, ce qui rend l'histoire d'un projet lisible plusieurs mois après.
Huit jalons, du cadrage au DOE
Un projet d'intégration ne se pilote pas à coups de pourcentages vagues. Il est jalonné en huit étapes qui correspondent au métier : cadrage, études et synoptiques, commande et approvisionnement, préparation en atelier, câblage sur site, intégration et paramétrage, tests et recette, remise du dossier des ouvrages exécutés. Chaque jalon porte sa date prévue, sa date réelle et son responsable : passer à l'étape suivante devient une décision explicite, et non une impression.
Le tableau de bord et ses alertes
Le tableau de bord réunit les indicateurs qui comptent : projets par étape, charge des semaines à venir, marge consolidée, retards et dépassements. Les alertes se déclenchent d'elles-mêmes sur un jalon échu, un budget au-delà du seuil que vous avez fixé, un article sous son minimum ou un ticket de service après-vente sans réponse. Elles arrivent par notification dans l'application et par courriel, selon le rôle de chacun.
Des documents officiels générés en PDF
Fiche projet, planning, situation de travaux, bon de livraison, rapport d'intervention et état de stock sortent en PDF à votre en-tête, avec votre logo, votre devise et vos mentions. Chaque document reflète l'état de la base au moment de son édition : rien n'est donc recopié à la main. Un dossier de remise complet se prépare en quelques minutes au lieu d'une journée.
04 · Planning
Un planning complet, construit en moins d'une minute
Un Gantt par lot technique
Le planning est organisé par lot : audio, vidéo, contrôle et automation, câblage et courants faibles, essais et réception. Chaque lot regroupe ses tâches, sa durée et son équipe, ce qui permet de lire l'avancement métier par métier plutôt qu'en une longue liste indifférenciée. Les barres se déplacent à la souris et les dates se recalculent aussitôt.
Dépendances et chemin critique
Une tâche peut être déclarée dépendante d'une autre : le câblage ne commence pas avant la livraison, la recette ne s'ouvre pas avant les tests. De ces liens, l'application déduit le chemin critique, l'enchaînement de tâches qui fixe la date de fin. Décaler une tâche hors de ce chemin ne coûte rien ; en décaler une dessus repousse la livraison, et le planning le dit aussitôt, avant que le client ne le découvre.
L'assistant qui construit tout le planning
C'est la fonction qui fait gagner le plus de temps. Vous renseignez un formulaire court : type de salle, date de démarrage, durée visée, lots concernés, taille de l'équipe. En une seule opération, l'assistant génère toutes les tâches, leurs durées, leur enchaînement, les jalons et les marges, à partir de modèles de salle de conférence, d'auditorium, de salle de réunion et de studio broadcast. Vous adaptez ces modèles à vos méthodes et les enregistrez sous vos propres noms, si bien que le deuxième projet du même type démarre encore plus vite que le premier.
Le prévu et le réel, côte à côte
Un planning ne sert pas à annoncer une date, il sert à la tenir. Chaque tâche affiche sa durée prévue à côté de son avancement réel, alimenté par les interventions saisies sur le terrain. L'écart apparaît au jour le jour, ce qui laisse le temps de remobiliser une équipe ou de prévenir le client, plutôt que de constater le retard la veille de la réception.
05 · Finance projet
Budget, engagé, facturé, marge : quatre chiffres qui disent la vérité
Le budget de référence
Le budget est établi lot par lot : matériel, main-d'œuvre, sous-traitance, déplacements, aléas. C'est la référence contre laquelle tout le reste se mesure, et elle reste visible à mesure que le projet évolue. Les avenants sont enregistrés à part, ce qui permet de distinguer un dépassement d'une extension de périmètre demandée par le client.
L'engagé, ce qui est déjà promis
L'engagé regroupe tout ce qui est décidé mais pas encore facturé : commandes fournisseurs passées, matériel réservé sur le projet, heures déjà planifiées. C'est l'indicateur le plus utile et le plus souvent absent des tableurs, parce qu'il montre le coût réel avant l'arrivée des factures. Un projet peut paraître sain au facturé et déjà perdu à l'engagé.
Le facturé et les situations de travaux
Les situations de travaux se génèrent depuis l'avancement des jalons, en PDF, prêtes à l'envoi. Chaque facture émise s'impute sur son projet, ce qui rapproche ce qui a été réalisé de ce qui a été facturé. Le suivi du règlement reste attaché à l'affaire, sans passer par un autre fichier.
La marge, par projet et sur le portefeuille
À tout moment, chaque projet affiche sa marge prévue et sa marge à date. La consolidation reprend l'ensemble du portefeuille : la direction voit quels types d'affaires rapportent réellement et lesquels absorbent du temps sans contrepartie. Cette lecture, bien plus que le chiffre d'affaires, est celle qui doit orienter les choix commerciaux de l'année suivante.
06 · Matériel
Catalogue, inventaire et parc, suivis jusqu'au numéro de série
Le catalogue d'articles
Le catalogue décrit ce que vous vendez et installez : référence, marque, désignation, fiche technique, prix d'achat, prix de vente, fournisseur. Les articles se rangent par familles : enceintes, amplificateurs, écrans, matrices, micros, câbles et connectique, accessoires d'accroche. Il sert de base commune aux devis, aux budgets et aux sorties de stock, ce qui évite qu'un même produit porte trois désignations selon la personne qui l'a saisi.
L'inventaire, la valeur de stock et les mouvements
L'inventaire donne les quantités disponibles par dépôt et la valeur immobilisée correspondante, lisible à la date du jour, ce qui simplifie nettement les arrêtés comptables. Les seuils d'alerte préviennent avant la rupture sur les consommables courants, câble, connecteurs et fixations, précisément ceux qui bloquent un chantier quand ils manquent. Chaque entrée, sortie, transfert, affectation à un projet ou retour est journalisé avec sa date, son motif et son auteur : un écart se remonte en quelques minutes au lieu d'être corrigé à la main en fin de mois.
Le parc suivi à l'unité, par numéro de série
Au-delà des quantités, les équipements sensibles sont suivis pièce par pièce : numéro de série, date d'achat, dépôt ou site d'installation, état, garantie. On sait quel appareil précis se trouve sur quel site, depuis quand, et ce qu'il a subi. C'est ce niveau de détail qui rend le service après-vente rapide et incontestable, notamment lorsqu'une garantie est discutée.
07 · Terrain et service après-vente
Ce qui se passe sur site arrive au bureau dans la minute
La planification des interventions
Les interventions se planifient par technicien et par créneau, avec le site, le motif, le matériel à emporter et la durée estimée. Le planning des équipes se lit à la semaine, ce qui montre les disponibilités réelles avant d'engager une date auprès d'un client. Une intervention reste toujours rattachée à son projet ou à son contrat.
L'application mobile et le bon de livraison signé
Sur tablette et sur téléphone Android, le technicien retrouve sa journée, le détail de chaque intervention, la check-list des équipements et son pointage, avec un mode d'affichage plus dense et plus contrasté pour une lecture rapide en plein jour. Il note ce qui a été fait, ce qui manque et ce qui reste à reprendre, photos à l'appui. En fin d'intervention, le bon de livraison ou le procès-verbal se génère sur l'appareil, se signe du doigt par le client et part en PDF, daté et rattaché au projet.
Le ticket de service après-vente, rattaché au projet d'origine
Un incident déclaré ouvre un ticket avec son niveau d'urgence, son responsable et son délai. Le ticket reste lié au projet qui a fourni l'installation et au matériel concerné, avec son numéro de série. Le technicien qui intervient a donc sous les yeux le synoptique, la configuration livrée et l'historique des passages précédents, au lieu de redécouvrir le site.
La maintenance, la garantie et l'historique
Les visites de maintenance préventive se planifient à l'avance et reviennent d'elles-mêmes dans le planning des équipes. L'historique complet d'un site ou d'un appareil se lit sur une seule page : ce qui a été livré, ce qui a été remplacé, ce qui reste sous garantie. C'est aussi la matière la plus utile au moment de renouveler un contrat, parce qu'elle rend visible le travail accompli.
08 · Administration et droits
Chacun voit ce dont il a besoin, et rien de plus
Quatre niveaux de rôles
Les droits sont distribués par rôle : administrateur, direction, chef de projet, technicien. Chacun accède à ce dont il a besoin et ne voit pas le reste, ce qui protège en particulier les données financières et les prix d'achat. Un technicien saisit ses interventions sans consulter les marges, un chef de projet pilote son affaire sans modifier les comptes.
Le cloisonnement par société
L'application est multi-société par conception. Vos données sont isolées de celles de toute autre société utilisatrice, et un compte ne travaille que dans le périmètre qui lui est ouvert. Pour un groupe qui exploite plusieurs entités ou plusieurs pays, chaque structure garde son catalogue, ses dépôts et ses projets, tandis que la direction conserve une lecture consolidée.
Les paramètres, le vocabulaire et les alertes
Logo, raison sociale, devise, fuseau horaire, mentions légales et numérotation des documents se règlent une fois pour toutes, et les PDF sortent ensuite à votre charte. Les listes internes, familles d'articles, types d'intervention et statuts de projet, s'adaptent à votre vocabulaire plutôt que l'inverse. Chaque rôle choisit ensuite les alertes qu'il reçoit, et par quel canal.
La sécurité et les sauvegardes
L'accès se fait par mot de passe et double authentification. Les sauvegardes sont automatiques et quotidiennes, l'hébergement est européen, et les actions sensibles sont journalisées. En cas de perte d'un poste ou d'un appareil de terrain, aucune donnée ne disparaît, puisque rien n'est stocké sur la seule machine.
09 · Les rôles
Ce que chaque rôle y trouve
La direction
Le portefeuille sur une seule page : projets en cours et à venir, avancement, marge prévue et marge à date, alertes. Les questions qui prenaient une demi-journée de consolidation, quel projet dérape et lequel rapporte, trouvent leur réponse à l'écran.
Le chef de projet
Son poste central : planning, jalons, budget, matériel affecté, équipe et documents dans une seule fiche. Il ajuste le Gantt, valide un jalon, édite une situation de travaux et voit aussitôt l'effet sur la date de livraison et sur la marge.
Le technicien
Sur le terrain : sa journée, ses interventions, ses check-lists, son pointage et ses bons de livraison. La saisie est courte et se fait sur place. Le rapport du soir disparaît, parce que l'information est remontée au bureau au moment où elle a été constatée.
Le responsable du stock
Le catalogue, l'inventaire par dépôt, les mouvements, les numéros de série et les seuils d'alerte. Les sorties d'un chantier se préparent depuis la liste de matériel du projet, sans recopier de commande. Il sait ce qui est disponible, ce qui est réservé et ce qui est déjà parti sur site.
Le service administratif
Les situations de travaux, les factures rattachées à leurs projets, les bons de livraison signés et les documents à archiver. Tout est produit en PDF depuis la base, donc cohérent avec ce qui a réellement été livré. Les demandes de justificatifs cessent d'être une chasse dans les dossiers réseau.
L'administrateur
Les comptes, les rôles, les paramètres de l'entreprise, les listes internes et le réglage des alertes. Un accès s'ouvre en quelques minutes à l'arrivée d'une personne, et se referme aussi vite à son départ. Le journal des actions répond à toute question de traçabilité.
10 · Public
À qui s'adresse AV Project Manager
Aux sociétés d'intégration audiovisuelle et multimédia qui conçoivent, installent et maintiennent des équipements chez leurs clients : salles de conférence, auditoriums, salles de conseil, studios TV et radio, régies, murs LED, sonorisation, visioconférence et interprétation simultanée. Le même outil convient aux intégrateurs événementiels, aux prestataires de sonorisation et d'éclairage, aux sociétés de maintenance multitechnique et aux bureaux d'études audiovisuels.
Il devient utile dès que trois signes apparaissent ensemble : plusieurs projets menés en parallèle, plusieurs personnes qui ont besoin de la même information, et des chiffres de fin de mois qui ne correspondent plus à ce que le terrain a réellement fait. En dessous, un tableur tient encore. Au-dessus, il ne tient jamais longtemps.
Fini les tableurs qui ne se parlent pas. Vous savez à tout moment où en est chaque projet, et combien il vous rapporte. Vos techniciens ne recopient plus leur journée le soir. Vos documents partent le jour même, pas la semaine suivante. Vos données restent les vôtres, isolées par société et sauvegardées chaque jour.
11 · Feuille de route
Prochainement
AV Project Manager continue d'évoluer, et ses priorités viennent des sociétés qui l'utilisent. Sont à l'étude : l'import direct de catalogue depuis Excel, une version pour iPhone, un mode de travail hors connexion pour les zones mal couvertes, et une couche d'intelligence artificielle pour affiner encore l'assistant de planning, en apprenant des durées réellement constatées sur vos propres projets passés.
12 · Démonstration
Parlons de votre prochain projet
AV Project Manager est déjà utilisé sur de vrais projets d'équipement de salles de conférence, menés du cadrage jusqu'au DOE.
Parlez-nous de votre activité. Nous vous montrons AV Project Manager en situation, sur vos propres cas, et nous vous expliquons simplement ce qu'il changerait dans votre semaine.
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