Caisse et encaissement
Encaissement au scan ou à la recherche, panier en direct, remises et TVA, espèces, carte et mobile money, rendu de monnaie calculé à l'écran, ticket imprimé ou numérique, retours et clôture de session.
Logiciel de gestion de commerce
La caisse, le stock et les ventes de votre commerce
eDATA POS est une solution de gestion de commerce complète : un logiciel de bureau et une application mobile qui partagent exactement les mêmes données. Encaissement, stock, catalogue, achats fournisseurs et rapports de ventes, avec une marge calculée sur le coût réel de chaque lot effectivement sorti, les moyens de paiement d'ici (mobile money compris), et une vente qui continue même quand le réseau tombe.
En images
Le logiciel, écran par écran
Écrans présentés en données de démonstration. Cliquez pour agrandir.
01 · Approche
Un logiciel taillé pour le commerce
Un commerce de détail se pilote sur trois chiffres : ce qu'il vend, ce qu'il lui reste et ce qu'il gagne réellement. La plupart des outils répondent bien au premier, mal au deuxième et presque jamais au troisième. eDATA POS a été conçu pour tenir les trois ensemble, de la caisse jusqu'au rapport que lit le propriétaire en fin de journée.
La solution a deux visages : un logiciel de bureau installé sur les postes de caisse, et une application mobile pour les rayons, la réserve et les déplacements. Les deux travaillent sur les mêmes données, et chaque poste garde une copie locale de la base. La vente ne s'arrête donc pas quand la connexion s'arrête.
Ce qui suit explique le logiciel module par module, sans jargon, pour que vous jugiez vous-même s'il correspond à votre manière de travailler. Cela illustre aussi notre méthode : comprendre un métier en détail, puis construire l'outil qui lui correspond exactement, plutôt que d'adapter un métier à un logiciel générique.
02 · Vue d'ensemble
Les six modules du logiciel
Stock et inventaire
Mouvements en temps réel, un seuil d'alerte par article, états rupture et stock bas, réassort, inventaire physique avec écarts, valeur du stock au coût réel et export CSV.
Catalogue produits
Fiches articles avec prix, catégorie, référence, code-barres et fournisseur, vue grille ou liste, recherche et filtres, génération de codes internes pour les articles non étiquetés.
Achats fournisseurs
Commandes d'achat, réception avec contrôle des écarts, fichier fournisseurs et historique des prix : chaque entrée de stock conserve son prix d'achat, ses frais annexes et sa date.
Rapports et pilotage
Chiffre d'affaires, marge brute, panier moyen, meilleures ventes et articles dormants, ventes par catégorie, par vendeur et par mode de paiement, sur le jour, la semaine, le mois ou l'année.
Clients et droits d'accès
Fichier clients et fidélité, journal d'activité horodaté, utilisateurs et rôles avec une séparation stricte entre consulter et gérer, données isolées et sauvegardes automatiques.
03 · La caisse
Le parcours d'encaissement, de l'ouverture à la clôture
L'ouverture de caisse et le fond de caisse
Une session de caisse commence par le fond de caisse : le vendeur saisit le montant présent dans le tiroir avant la première vente. Toutes les opérations de la journée se rattachent ensuite à cette session. C'est ce qui permet, le soir, de comparer ce que le logiciel attend et ce que contient réellement le tiroir.
Trouver l'article en une seconde
Trois chemins mènent au même article : le scan du code-barres, la recherche par nom ou par référence, et la grille tactile des produits les plus vendus. Le vendeur prend le plus rapide selon le rayon. La disponibilité est vérifiée au moment de l'ajout, ce qui évite de vendre un article déjà épuisé.
Le panier en direct
Le panier affiche en permanence les lignes, les quantités, les remises accordées et le total à payer, TVA comprise. Une quantité se corrige, une ligne se supprime, une remise s'applique à la ligne ou au ticket entier. Chacune de ces actions dépend d'un droit : un vendeur ne s'accorde pas n'importe quelle remise.
L'encaissement et le rendu de monnaie
Le vendeur saisit le montant reçu, et le logiciel calcule le rendu de monnaie à l'écran. Le règlement se fait en espèces, par mobile money, par carte, ou en combinant plusieurs moyens sur le même ticket. Le mode de paiement est enregistré avec la vente, ce qui rend le rapprochement du soir immédiat.
Le ticket, le retour et la clôture
Le ticket s'imprime ou se transmet en version numérique, et se réimprime au besoin. Un retour ou un avoir remet l'article en stock et corrige la recette. À la clôture, le comptage du tiroir est confronté au total attendu : l'écart, s'il existe, est constaté et daté sur-le-champ plutôt que découvert des semaines plus tard.
04 · La marge réelle
Premier entré, premier sorti : pourquoi la marge est exacte
Chaque arrivage garde son prix
Un même article n'est presque jamais acheté deux fois au même prix. À chaque réception, le logiciel crée une entrée de stock distincte, avec sa date, sa quantité et son prix d'achat propre. Le stock n'est donc pas un simple nombre : c'est une pile d'arrivages, chacun conservant son coût d'origine.
La sortie en premier entré, premier sorti
À la vente, le logiciel déstocke d'abord l'arrivage le plus ancien, puis le suivant lorsque le premier est épuisé. Cet ordre reflète la réalité physique du magasin, où l'on écoule les anciens lots avant les nouveaux. La marge affichée est la différence entre le prix de vente et le coût du lot réellement sorti.
Pourquoi pas un coût moyen
Beaucoup de logiciels calculent la marge sur un coût moyen. Tant que les prix d'achat restent stables, l'écart est faible. Dès qu'un arrivage coûte sensiblement plus cher que le précédent, à cause du change, du transport ou des droits, la moyenne lisse tout : elle fait apparaître une marge qui n'existe pas sur les lots chers, et en cache une partie sur les lots anciens.
Le coût de revient, pas seulement la facture
Le coût d'un arrivage ne se limite pas à la facture du fournisseur. Le transport, les frais de dossier et les droits éventuels se répartissent sur les articles reçus. Le coût de revient ainsi obtenu est celui qui sert au calcul de la marge, et non le montant figurant sur la facture.
Ce que la marge réelle change dans vos décisions
Savoir ce que rapporte réellement chaque référence change trois décisions : le prix de vente que vous pouvez tenir, les articles à réapprovisionner en priorité, et ceux qu'il vaut mieux arrêter. Une marge approximative conduit à défendre des produits qui ne gagnent rien et à brader ceux qui paient le loyer.
05 · Le stock
Les mouvements, les seuils et l'inventaire
Un mouvement à chaque opération
Vente, retour, réception, transfert, casse ou perte : chaque événement écrit un mouvement de stock horodaté. L'état affiché n'est donc jamais une estimation. Le rayon et l'écran disent la même chose, sans comptage du soir pour les remettre d'accord.
Le seuil d'alerte, article par article
Chaque article porte son propre seuil, fixé selon sa rotation et le délai de son fournisseur. Sous ce seuil, l'article passe en stock bas ; à zéro, il passe en rupture. La liste des articles à commander se lit directement, sans parcourir tout le catalogue.
L'inventaire physique et les écarts
Le comptage se fait rayon par rayon, depuis l'application mobile si vous le souhaitez, sans fermer le magasin. Le logiciel affiche l'écart entre le comptage et le stock théorique, article par article. La régularisation est enregistrée avec son motif, ce qui permet de suivre la démarque dans le temps au lieu de la subir.
La valeur de votre stock
Le stock est valorisé au coût réel des arrivages encore présents, et non à un prix théorique. Vous savez donc à tout moment combien d'argent dort dans les rayons et dans la réserve. C'est un chiffre décisif pour la trésorerie, et celui que réclame le comptable en fin d'exercice.
06 · Catalogue et achats
De la fiche article à la réception
La fiche article
Une fiche réunit la désignation, la référence interne, le code-barres, la catégorie, le prix de vente, le régime de TVA, le fournisseur habituel et le seuil d'alerte. Tout se saisit une seule fois. Un catalogue existant peut être repris par import, pour éviter de ressaisir des centaines de lignes au démarrage.
Le code-barres, et les articles qui n'en ont pas
Les articles étiquetés par le fabricant se vendent au scan. Pour les autres, produits en vrac, articles reconditionnés ou références locales, le logiciel génère un code interne à imprimer et à coller. La caisse traite les deux exactement de la même façon, sans ralentir la file.
Catégories, recherche et filtres
Le catalogue se consulte en grille, pratique à la vente, ou en liste, pratique à la gestion. Les filtres par catégorie, par disponibilité et par fournisseur répondent en quelques secondes aux questions courantes : ce qui manque chez tel fournisseur, ce qui reste dans telle famille de produits.
De la commande d'achat à l'entrée en stock
Une commande est adressée au fournisseur, puis réceptionnée à l'arrivée. Le logiciel compare le commandé et le reçu, signale les écarts, et crée l'entrée de stock avec son prix et sa date. Le fichier fournisseurs conserve l'historique des prix payés, référence par référence : un prix qui bouge se voit immédiatement.
07 · Rapports
Lire vos chiffres au lieu de les reconstruire
Les chiffres du jour
Chiffre d'affaires, marge brute, nombre de tickets et panier moyen se lisent sur une seule page, pour la journée en cours comme pour n'importe quelle date passée. Ce sont les quatre chiffres qui disent si la journée a été bonne, et pourquoi.
Ce qui se vend, et ce qui dort
Le classement des meilleures ventes se double de la liste des articles sans mouvement depuis plusieurs semaines. Le premier indique où renforcer le stock ; le second montre où votre argent est immobilisé. Les deux se lisent ensemble, en volume comme en marge dégagée.
Par catégorie, par vendeur, par mode de paiement
Les ventes se décomposent par famille de produits, par vendeur et par moyen de paiement. La première vue oriente l'assortiment, la deuxième éclaire l'activité de l'équipe, la troisième sert au rapprochement des espèces, des encaissements mobiles et des tickets de carte.
Les périodes et l'export
Jour, semaine, mois ou année : chaque rapport se calcule sur la période choisie et se compare à la précédente. L'export en fichier CSV ouvre les mêmes données dans un tableur ou les transmet au comptable, sans aucune ressaisie.
08 · Droits et données
Qui peut faire quoi, et qui voit quoi
Un rôle par métier
Vendeur, gérant, propriétaire : chaque utilisateur reçoit exactement les droits que son poste exige. Le vendeur encaisse, le gérant tient le catalogue, le stock et les achats, et le propriétaire seul accède aux réglages qui engagent la comptabilité.
Ce que le vendeur ne voit pas
Les prix d'achat, les marges et les rapports globaux ne s'affichent pas à la caisse. Cette séparation protège une information sensible et évite les discussions inutiles au comptoir. Elle n'enlève rien au travail du vendeur : il voit ce qui sert à vendre, et rien d'autre.
Le journal d'activité
Annulation de ligne, remise exceptionnelle, correction de stock, changement de prix : les opérations sensibles sont enregistrées avec leur auteur, leur date et leur heure. Le but n'est pas de surveiller quiconque, mais de pouvoir remonter une anomalie jusqu'à son origine au lieu d'en débattre sans preuve.
Vos données, isolées et sauvegardées
Vos données vous appartiennent et restent cloisonnées de tout autre commerce. L'accès est protégé par mot de passe, poste par poste. Les sauvegardes sont automatiques, et une copie peut être conservée hors du magasin, pour qu'un ordinateur hors service ne signifie jamais une année de ventes perdue.
09 · Hors ligne
Vendre sans réseau, puis se remettre d'accord tout seul
Pourquoi le hors ligne n'est pas une option ici
Une coupure de courant, une connexion irrégulière ou un forfait de données épuisé ne doivent pas arrêter la vente. Un logiciel de caisse qui dépend d'un serveur distant devient inutilisable au pire moment, quand la file s'allonge. eDATA POS est conçu à l'inverse : le réseau est utile, il n'est pas nécessaire.
Tout s'écrit d'abord en local
Chaque poste, fixe ou mobile, conserve sa propre base de données. La vente, le mouvement de stock et la fiche client sont écrits localement, immédiatement. La synchronisation vient ensuite : elle n'est jamais une condition pour encaisser.
La remise en accord automatique
Dès que la connexion revient, les postes échangent ce que chacun a enregistré pendant la coupure. Les mouvements sont horodatés et identifiés par poste, ce qui permet de les rejouer dans le bon ordre. Aucune saisie n'est à refaire, et personne n'a à se souvenir de ce qui manque.
Plusieurs caisses, une même donnée
Deux caisses au comptoir et un téléphone en réserve travaillent sur le même catalogue et le même stock. L'article vendu à la première caisse est décompté pour la seconde. À la fermeture, il n'y a aucun fichier à rapprocher : la journée est déjà consolidée.
10 · Moyens de paiement
Les moyens de paiement d'ici
Les espèces, tenues au chiffre près
Le montant reçu est saisi, le rendu est calculé, et le tiroir attendu se met à jour en continu. À la clôture, l'écart entre le comptage et le total théorique est établi immédiatement. C'est le moyen le plus sûr de traiter une erreur de rendu le jour même plutôt qu'en fin de mois.
Le mobile money
Le paiement par portefeuille mobile est un mode d'encaissement à part entière, au même titre que les espèces. Le vendeur enregistre la référence de la transaction avec la vente. Le rapport par mode de paiement donne ensuite le total encaissé sur chaque portefeuille, à confronter aux relevés de l'opérateur.
La carte bancaire
Les règlements par carte, passés sur le terminal de la banque, sont enregistrés comme tels dans le ticket. Le total des ventes par carte se compare directement au bordereau du terminal, ce qui rend visible tout décalage entre ce qui a été vendu et ce qui a été crédité sur le compte.
Le paiement mixte
Un client règle parfois une partie en espèces et le reste par mobile money. Un même ticket accepte plusieurs moyens de paiement et répartit correctement les montants. Chaque part est comptabilisée au bon endroit, sans arrangement manuel après coup.
11 · Public
À qui s'adresse eDATA POS
eDATA POS s'adresse aux commerces de détail qui vendent au comptoir et qui veulent garder la maîtrise de leur stock et de leur marge : boutiques, magasins multi-produits, points de vente à une ou plusieurs caisses, avec ou sans réserve séparée. Le logiciel suit la taille du commerce : on démarre avec une caisse et un catalogue restreint, puis on ajoute des postes, des utilisateurs et des références sans changer d'outil.
Chacun y trouve sa place. Le vendeur encaisse vite et ne voit que ce qui sert à vendre. Le gérant tient le catalogue, les seuils, les commandes et les réceptions. Le propriétaire lit le chiffre d'affaires, la marge réelle et les meilleures ventes où qu'il soit, depuis l'application mobile. Le comptable reçoit des exports propres plutôt qu'un cahier.
12 · Démonstration
Parlons de votre commerce
eDATA POS a été conçu à partir d'un commerce réel, puis généralisé pour s'adapter au vôtre. La mise en route comprend la reprise de votre catalogue, le réglage des seuils d'alerte, la création des utilisateurs et la formation de l'équipe à la caisse.
Parlez-nous de votre commerce. Nous vous montrons eDATA POS en situation, sur vos cas concrets.
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