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Commercial, devis et relation client

Tout part du fichier client : coordonnées, interlocuteurs, conditions de règlement, et l'historique complet des échanges, des devis et des factures. Le commercial qui décroche son téléphone sait immédiatement ce qui a déjà été proposé, à quel prix, et ce qui reste dû. Les affaires en cours sont suivies étape par étape, du premier contact à la signature, avec une date de relance et un responsable pour chacune.

Le devis se construit à partir d'une bibliothèque d'articles et de prestations, chacun portant son prix d'achat et son prix de vente : la marge s'affiche pendant la saisie, avant l'envoi, et non une fois le chantier terminé. Une fois accepté, le devis se transforme en commande, en bon de livraison puis en facture sans aucune ressaisie. Les impayés remontent seuls, classés par ancienneté, avec des relances préparées à la date voulue. Les dossiers d'appel d'offres conservent toutes leurs pièces au même endroit, avec leurs échéances.

Projets et interventions

Chaque affaire signée devient un projet avec son planning, ses tâches, ses équipes affectées et son budget. Les heures passées, le matériel sorti du stock et les achats engagés s'imputent au projet au fil de l'eau. Le prévu et le réalisé se comparent en permanence, ce qui permet de voir qu'un chantier dérape pendant qu'il est encore temps d'agir, et non à la facturation finale.

Le service après-vente fonctionne par tickets : une demande entre, elle est qualifiée, affectée à un technicien, suivie jusqu'à sa clôture. Le technicien reçoit sa mission sur son téléphone, rédige son rapport sur place et le fait signer par le client du bout du doigt. Les contrats de maintenance déclenchent seuls leurs visites périodiques et signalent à l'avance les échéances de renouvellement. Les schémas techniques, listes de matériel et repérages d'équipements se produisent dans le même module et s'exportent pour le dossier.

Achats, stocks et matériel

Le module d'achats suit la chaîne complète : demande interne, consultation des fournisseurs, commande, réception (y compris partielle), puis contrôle de la facture fournisseur au regard de ce qui a réellement été livré. Chaque fournisseur possède sa fiche, ses délais constatés et son historique de prix, ce qui donne un vrai levier à la négociation suivante plutôt qu'un souvenir approximatif.

Côté stock, chaque mouvement est tracé : entrée, sortie, transfert entre dépôts, retour. Les seuils d'alerte préviennent avant la rupture plutôt que de la constater. Le matériel sensible se suit par numéro de série, jusqu'à savoir chez quel client il se trouve. L'inventaire physique se saisit sur mobile et se compare automatiquement au stock théorique, écart par écart. Les immobilisations et leurs amortissements sont gérés dans le même mouvement et alimentent directement la comptabilité.

Comptabilité et facturation

La comptabilité ne se saisit pas deux fois. Une facture de vente, un règlement client, un achat ou une paie génèrent leur écriture au moment où l'opération a lieu, sur le plan comptable en vigueur dans l'espace OHADA. Le comptable garde évidemment la main pour saisir, corriger et passer ses écritures d'ajustement, mais il ne recopie plus ce que les autres services ont déjà enregistré.

Le module produit le journal, le grand livre, la balance, le compte de résultat et le bilan, ainsi que les états de TVA. Le lettrage et le rapprochement bancaire signalent les écarts au lieu de les laisser dormir jusqu'à la clôture. Les budgets se comparent au réalisé, poste par poste et période par période. Les exports au format attendu par l'administration fiscale et par votre cabinet comptable suppriment la ressaisie qui dévore habituellement les semaines de clôture.

Ressources humaines et paie

Le dossier du personnel rassemble le contrat, ses avenants, les pièces d'identité, les diplômes, les visites médicales et les dates clés, avec un rappel avant chaque échéance. Les congés et les absences se demandent, se valident et se décomptent dans l'outil, sans échange de courriels ni registre parallèle. Le pointage peut se faire depuis le mobile, avec la position géographique, ce qui répond au cas des équipes réparties sur plusieurs sites. Les notes de frais suivent le même chemin, justificatif joint.

La paie applique les règles locales : salaire brut, retenues, cotisations sociales et impôt sur les traitements et salaires. Les bulletins sortent au format attendu, et les états récapitulatifs comme les déclarations périodiques se produisent à partir de ces mêmes chiffres. Le coût réel de chaque salarié, charges comprises, se réimpute sur les projets où il a travaillé, ce qui donne enfin une marge de chantier sincère et non calculée sur le seul matériel.

Tableaux de bord de direction

La direction travaille sur un écran unique où se rejoignent la trésorerie, le carnet de commandes, le chiffre d'affaires facturé, la marge par projet, l'encours client, la valeur du stock et le coût de la masse salariale. Les chiffres proviennent de la même base que le travail quotidien : ils ne sont ni retraités ni consolidés à la main, donc ils ne sont jamais périmés ni contestés d'un service à l'autre.

Chaque indicateur s'ouvre sur son détail, jusqu'à la pièce qui l'a produit : d'un chiffre agrégé, on descend au client, puis à la facture. Des alertes signalent les seuils dépassés, les échéances proches et les anomalies, pour que l'attention se porte là où elle est utile. Une synthèse quotidienne pose les priorités en quelques lignes. Les tableaux s'exportent proprement pour un conseil, une banque ou un auditeur.

Des droits par rôle, pas par personne

Les autorisations sont attachées à des rôles : commercial, technicien, magasinier, comptable, gestionnaire de paie, direction. Chaque rôle ouvre certains modules et, à l'intérieur, certaines actions : consulter, créer, modifier, valider, supprimer. Un nouvel arrivant reçoit simplement un rôle et se trouve correctement paramétré dès le premier jour. Un départ se ferme en une seule action, sans risque d'accès oublié.

Le cloisonnement par service et par site

Au-delà du rôle, la visibilité peut être restreinte par périmètre : une agence, un service, un portefeuille de clients. Un responsable d'agence voit ses chiffres et non ceux d'un confrère. Les salaires et les dossiers du personnel restent la chasse gardée des personnes habilitées, y compris pour un utilisateur qui dispose par ailleurs de droits étendus sur le reste du logiciel.

Une traçabilité complète

Toute opération sensible laisse une trace : qui l'a faite, quand, et quelle était la valeur avant. Une facture annulée, un prix corrigé, une quantité de stock modifiée ou une paie rouverte peuvent s'expliquer après coup. Ce journal n'est pas là pour surveiller quiconque : il permet de trancher un désaccord par un fait plutôt que par un souvenir, et c'est ce qu'un auditeur demandera à consulter.

Des sauvegardes, et des restaurations vérifiées

La sauvegarde s'organise à deux niveaux : une copie locale, proche et rapide à restaurer, et une copie distante chiffrée, qui survit à un incendie, à un vol ou à une inondation. Plusieurs générations sont conservées, afin de revenir à l'état d'un jour choisi et non seulement à celui de la veille. Une sauvegarde ne vaut rien tant qu'elle n'a pas été restaurée : nous testons la restauration à la mise en service et vous montrons comment la refaire.